在家工作不可避免地需要尋找與同事溝通的新方法。對(duì)于我們大多數(shù)人來(lái)說(shuō)，適應(yīng)新的工作方式需要使用Zoom、微軟團(tuán)隊(duì)或Skype等視頻會(huì)議軟件。雖然視頻通話并不是什么新鮮事，但我們對(duì)視頻通話的依賴卻是新鮮事，而且這種突然的變化意味著許多人不得不立即適應(yīng)技術(shù)變化，此外，世界各地的社會(huì)還面臨著其他生活方式的改變。

在某些情況下，員工立即切換到虛擬會(huì)議，會(huì)導(dǎo)致注意力分散和不可避免的技術(shù)問(wèn)題導(dǎo)致的干擾降低了參與度。“Zoom疲勞”現(xiàn)象已經(jīng)被廣泛報(bào)道，一個(gè)工作日里經(jīng)常會(huì)有接二連三的視頻通話，讓人疲憊不堪，以至于沒(méi)有多少時(shí)間來(lái)做其他事情。

通過(guò)遵循以下簡(jiǎn)單的指導(dǎo)，確保你能從虛擬會(huì)議中獲得最大的收獲，并找出如何將這些想法轉(zhuǎn)化為適合你的團(tuán)隊(duì)的想法。

1. 生產(chǎn)的指導(dǎo)方針

同樣，公司也有辦公室行為規(guī)范，一套簡(jiǎn)短的數(shù)字溝通指南將有助于在虛擬世界中維護(hù)公司文化。這可能涉及提醒人們他們的個(gè)人責(zé)任-其中一些將在下面概述-或制定使用技術(shù)和特殊功能的指導(dǎo)方針。以下幾個(gè)方面可以包含在本文檔中，它們都是為了幫助您的虛擬會(huì)議盡可能順利和高效地進(jìn)行。

2. 簡(jiǎn)化

遠(yuǎn)程工作的團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該清楚，大多數(shù)技術(shù)責(zé)任都是個(gè)人的，應(yīng)該這樣處理。會(huì)議中突然出現(xiàn)并耗費(fèi)時(shí)間的問(wèn)題可能包括連接問(wèn)題、糟糕的視頻或音頻質(zhì)量或令人分心的背景。個(gè)人可以在會(huì)議前測(cè)試自己的安排，并提前幾分鐘進(jìn)行準(zhǔn)備。

充分利用技術(shù)來(lái)減少干擾，使用功能，如放大虛擬背景和hello背景。讓你的團(tuán)隊(duì)聚集在同一個(gè)虛擬的桌子旁是一種有趣的方式，同時(shí)也減少了背景的視覺(jué)干擾，增加了團(tuán)隊(duì)的隱私。

3.回到基礎(chǔ)知識(shí)

嚴(yán)格的議程和會(huì)議角色在實(shí)際會(huì)議中可能不那么重要，特別是在團(tuán)隊(duì)成員彼此了解到可以繼續(xù)手頭的任務(wù)的情況下。然而，在虛擬會(huì)議中，我們所依賴的正常社交線索在面對(duì)面時(shí)離開(kāi)了虛擬窗口。

在一個(gè)清晰的議程中定義你的目標(biāo)，并將其作為預(yù)讀分發(fā)，這將有助于節(jié)省會(huì)議時(shí)間，特別是當(dāng)人們?cè)诓煌膱F(tuán)隊(duì)之間流動(dòng)時(shí)。這些信息可以保存在電話邀請(qǐng)中，并在會(huì)議開(kāi)始時(shí)放入聊天框，方便人們查閱。

分配一個(gè)會(huì)議椅子是一種簡(jiǎn)單的方法，可以幫助你保持虛擬會(huì)議的正常進(jìn)行，并適當(dāng)?shù)叵拗苹ㄔ谥黝}上的時(shí)間，以避免事情超出必要的時(shí)間。扮演其他角色，如“聊天調(diào)解員”，從邊聊中提取任何重要信息或問(wèn)題(如果在使用)，可能有助于促進(jìn)對(duì)話，讓每個(gè)人都參與進(jìn)來(lái)。

4. 增加互動(dòng)

讓每個(gè)人都參與其中在最好的情況下都很困難，在虛擬會(huì)議中就更難了。在會(huì)議期間與每個(gè)人進(jìn)行核對(duì)，詢問(wèn)他們的想法是確保人們關(guān)注的一個(gè)簡(jiǎn)單方法，但你也可以嘗試探索在正常會(huì)議中通常不會(huì)出現(xiàn)的額外功能。例如，共享屏幕處理文檔或使用虛擬白板可以幫助人們避免關(guān)機(jī)。

5. 保持簡(jiǎn)短

盡可能將你的虛擬會(huì)議時(shí)間控制在30-45分鐘，而不是假設(shè)每件事都要持續(xù)至少一個(gè)小時(shí)。雖然有時(shí)候和同事聊天很愉快，但一天六個(gè)電話超過(guò)一個(gè)小時(shí)會(huì)讓你筋疲力盡，并降低你的整體工作效率。有了明確的議程和良好的時(shí)間管理，大多數(shù)會(huì)議都可以減半。

無(wú)論你的虛擬會(huì)議的時(shí)間有多長(zhǎng)，最后都要以積極和富有成效的方式結(jié)束，行動(dòng)清晰，面帶微笑。